进货失控通常从三处开始
价格、数量、责任。三件都在单据之间传递时丢的。
到货与订单两张皮
订单价 92 元，进货单录成 98 元，月底和供应商对账才发现。
用采购单据流：进货单从采购订单引入明细，价格与数量按来源行带入。
赠品、返利混在货款里
供应商搭赠 10 袋，与正品一起入库，成本被摊薄却看不出来。
用采购单据流：明细有"是否赠品"与"供应商返利类型"两列，赠品不计金额、返利单独归类。
退货没有出处
一箱货退了，库存减了，应付没减，供应商不认。
用采购单据流：进货退货单独立成单，冲减库存与供应商往来，可引用原进货单。
三张单分别填什么
表头结构相近（供应商、仓库、采购员、经营部门、税率），差别在业务字段与联动结果。
| 页面上有什么 | 怎么用它 | 说明与例子 |
|---|---|---|
| 采购订单 | 供应商、入库仓库、采购员、经营部门、默认税率、要求送货日期 | 明细除价格数量外，还显示最新进价、标准价格、已到货数、日均销用量、基础单位实际库存数，帮助当场判断是否超订。 |
| 进货单 | 供应商、入库仓库、采购员、经营部门、默认税率、联系人、有效期至、结算方式、计划付款日期 | 右侧实时显示应付款余额、预付款余额与当前会计期总账余额。 |
| 进货退货单 | 供应商、仓库、退货原因与明细 | 结构与进货单一致，数量方向相反，冲减库存与应付。 |
| 含税／不含税双列 | 含税|采购单价、不含税|采购单价、税金、开票价格、开票金额 | 按默认税率自动换算，开票与入账两条线都留数。 |
| 生产日期与批号 | 明细行上的生产日期、批号、保质期(天)、生产厂家 | 短保原料的关键追溯字段，入库时就录，不留到出问题再补。 |
| 皮重与合格 | 皮重数量、皮重单价、是否合格 | 按重量结算的原料（肉类、水果）用皮重扣净重；不合格行不参与正常入库。 |
| 保存最新进价 | 行级开关 | 勾选后本次成交单价回写为最新进价，供下次订货与成本参考。 |
| 引用与引入 | 单据引入弹窗，按日期与状态筛选后确认引入 | 进货单可引入采购订单，减少重复录入并保证价格一致。 |
| 付款结算 | 录入资金账户明细后自动保存 | 生成付款单并结清；单据金额、已结金额、未结金额随结算更新。 |
| 状态与过账 | 草稿／已生效／已关闭，列表含过帐日期 | 生效即过账，进库存明细账与供应商往来。 |
列表筛选：单据号、单据日期、单据状态、制单日期、记账日期、制单人、记账人、原单据号、备注、供应商、仓库、采购员；快捷键今天／昨天／本周／本月／上月／近 7 天／近 30 天／今年。
一张订单到入库的完整算例
以面粉月度订货为例，看订单、进货、退货三段之间的数量与金额如何衔接。
| 单据 | 关键数据 | 金额 | 对库存／往来的影响 |
|---|---|---|---|
| 采购订单 200 袋 | 要求送货 10-16，含税单价 92 元 | 18 400.00 元 | 不动库存，形成在途 |
| 进货单引入 3 行 | 实收 210 袋，含搭赠 10 袋 | 19 320.00 元 | 入库 200 袋，赠品单独标记 |
| 税额与开票 | 税率与开票价格单列 | 税金 2 218.40 元 | 应付与开票口径同时留痕 |
| 保存最新进价 | 勾选后回写物料最新进价 | — | 供下次订货与配货标准参考 |
| 进货退货单 1 袋 | 破损退货，引用原进货单 | -92.00 元 | 库存减 1 袋，应付同减 |
| 库存明细账 | 入库数量与入库金额入账 | 19 228.00 元 | 期末结存随之增加 |
为什么要拆成三张单
订单是承诺，进货是事实，退货是修正。合并成一张当然省事，但一旦价格、数量、质量三件事里有一件不符，就找不到修正的入口，只能整单改数。
- 订单形成在途：制单页的采购在途来自未到货的订单数量，判断可用量时要一起看。
- 赠品不计金额但要计数量：入库数量增加而金额不增，会摊低结存单价，这是预期结果。
- 退货请引用原单：手工另开一张退货单，数量与单价容易和原进货不一致，对账时会一直挂着尾巴。
- 结算方式与计划付款日期落在表头，付款结算后已结／未结金额自动更新，财务不用回单据找。
三种采购情形，用不同的单
常规补货、临时急单、节前大单，动作差别就在引用与参数上。
先订单后进货
按配货标准与日均消耗算量，下采购订单；到货当天引入订单生成进货单，价格与数量都对得上。
直接开进货单
缺货时来不及走订单，直接录进货单并保存最新进价，事后再在摘要里补上原因。
订单 + 分批进货
月饼、礼盒原料一次性下大单，多次到货分批引入进货单；已到货数列显示每行进度。
三张单的分工与限制
别把订单当合同存档，也别把进货单当收货记录随手填。
- 采购订单不产生库存：它形成在途与承诺，只有进货单生效后库存才增加。
- 税率在表头默认、在明细换算：换供应商或换票种要同时核对默认税率与开票价格列。
- 过账后改价要走退货重开这条路，不要回改已生效单据，否则库存金额与凭证会分叉。
- 需要向多家问同一批原料的价，用配货控制里的询价单；订单只承载最终选定的一家。
采购订单与进货单的分工
两张单字段相似，作用完全不同；分不清就会重复录入。
| 比什么 | 采购单据流 | 进货单 |
|---|---|---|
| 业务含义 | 向供应商下承诺，含要求送货日期 | 实际收货并入库 |
| 是否动库存 | 不动，只形成采购在途 | 生效后库存增加并写台账 |
| 是否挂应付 | 不挂 | 挂供应商应付，可即时做付款结算 |
| 明细参考列 | 最新进价、标准价格、已到货数、日均销用量、实际库存 | 含税/不含税价、税金、开票、皮重、是否合格 |
| 常见来源 | 配货标准与采购计划算量 | 引用采购订单，或临时直接开单 |
三步把「采购单据流」跑起来
把进货这条链跑通，三步。
先在配货标准里把量算准
设好日均消耗、最低天数与最高天数，订单该下多少有出处，不靠拍脑袋。
下单时把票与价讲清
采购订单填默认税率、要求送货日期与结算方式，价格按最新进价与标准价核对。
到货引入、差异退货
进货单引入订单并录生产日期、批号、皮重与是否合格；不合格部分用进货退货单引用原单冲减。
关于采购单据流，常被问到的事
不必。临时、紧急采购可直接开进货单；但常用原料建议走订单，好处是到货时能引入、价格有依据、并在制单页形成采购在途。
在明细行勾选是否赠品：数量正常入库，金额不计入单据金额。结存单价会因此下降，这是预期结果，可在摘要里注明搭赠来源。
最新进价是最近一次成交单价，勾选"是否保存最新进价"后回写；标准进价是物料档案上的价格。价格策略还能以这两者作为取价因子。
在进货单上用付款结算录入资金账户明细并自动保存，生成付款单；表头的应付款余额、已结金额、未结金额随之更新。
建议引用原进货单，保证单价、税率与批次一致；无原单的退货也允许，但对账时需要用原单据号字段人工对应。
用明细的皮重数量与皮重单价两列，净重结算；相关称重信息可在物料编码特点里控制是否显示。
不要回改已生效单据。用进货退货单冲减，再开正确金额的进货单；必要时按冲减处理，保持台账与凭证一致。
影响成本（结存单价），不影响售价。售价由物料标准售价与价格策略决定，两者互不干扰。
九个主题，一页一个
进销存这条链上，后台一共拆成这九个主题，一页一个。想看别的环节，直接切过去。