发票管理

采购进来的一批原料有供应商开的发票，门店卖出去的团购单、企业客户订单又要给客户开票。这些发票如果只留在财务的表格和文件夹里，月底对账时就成了两套账：账上有一笔进货，票在哪里、开了没有、金额对不对，没人说得清。发票管理把采购发票和销售发票都登记进系统，逐张核对，标出哪些已经核对、哪些还挂着。核对状态的名称与字段以实际版本为准。

一、功能说明

能力	说明
采购发票登记	记录供应商开具的发票信息，与对应的进货业务挂上关系
销售发票登记	记录开给客户的发票信息，与销售业务对应
核对状态标记	发票登记后先处于未核对状态，核验完成后更新为已核对
客户发票核对	按客户查看待核发票，逐张与业务单据匹配
供应商发票核对	按供应商核对来票，避免同一笔业务重复入账
台账追溯	发票的开具、登记、核对过程可查，便于事后复核

二、适用场景

采购来票核对。 供应商按月集中开票，一次来一批。财务按供应商把发票登记进系统，再与对应的进货单核对金额和税额，核对一致的标为已核对，不一致的挂起来找采购确认。

客户开票管理。 企业客户、团购客户下单后要求开票，财务开完票登记进系统，与销售单据对应。哪些单已开票、哪些还没开，查一遍就知道，不用再翻聊天记录找客户的要求。

防重复入账。 同一张发票被两个环节分别录入，或者供应商重复寄票，都会造成重复入账。核对机制能把这类情况挡在入账之前，至少能让差异在当月暴露出来。

审计与合规检查。 检查时要求提供某段时间的进项、销项发票清单，以及发票与业务的对应关系。台账在系统里，导出来就能对着业务单据逐笔核，比临时凑材料稳。

三、使用要点

1. 登记时先挂业务单据。 发票只管金额不管业务，就失去了核对的意义。登记时把对应的进货单、销售单挂上，后面核对才有比对对象。
2. 核对看三件事：真伪、金额、业务真实。 票面信息与税务侧一致、价税合计与单据对得上、这笔业务确实发生过，三条都过了再标已核对，不要为了清台账批量标记。
3. 税额与税率单独核对。 不同品类的税率不同，票面税率与系统里该业务适用的税率不一致时，先查是票开错还是业务归类错，不要直接按票面金额入账。
4. 未核对的发票要有清单和责任人。 每周把未核对清单拉一次，按供应商和客户分派到人，超过一定账龄的单独标出来，否则「未核对」会一直挂着。
5. 作废与红冲单独留痕。 发票作废、红冲后，原登记记录不要直接删，改成对应状态并保留关联，否则前后台账对不上。
6. 和结算口径对齐。 发票金额与结算金额是两套口径：结算看的是应收应付，发票看的是开票情况。两者差异要能解释，比如未开票已结算、已开票未结算。

四、与其他功能的关系

环节	对应功能
客户开票信息	业务伙伴
税率与计税口径	税率设置
采购来票对应业务	进货单
销售开票对应业务	销售单
客户往来结算	客户结算
供应商往来结算	供应商结算
单据的开票状态	单据的状态和所有者

五、验收清单

检查项	通过标准
登记完整	发票号、开票日期、金额、税额、往来单位均可录入并查询
业务挂接	每张发票能对应到具体的进货单或销售单
状态流转	未核对与已核对的标记可查，状态变更留有记录
金额匹配	已核对发票的价税合计与业务单据金额一致
重复拦截	同一发票号重复登记时能被发现并阻止或提示
台账可用	可按供应商、客户、期间导出核对清单，与账面能对上

六、常见问题

发票金额和进货单金额差几分钱，要不要标已核对？ 不建议直接标。先查是价税换算的四舍五入差异，还是单价、数量本身不一致。系统性差异可以约定容差并写进口径，个案差异要找到原因再处理，否则差异会越积越多。

客户要求先开票后付款，怎么管？ 发票登记与收款是两条线。开票后按未收款挂在客户往来上，收款时再核销。系统里对应收账款的账龄要能反映出来，别让开票就等于收款。

发票作废了，系统里怎么处理？ 原登记记录改成作废或红冲状态，并关联到红冲后的新票，不要直接删除。删除后历史台账断了，检查时无法说明这张票的去向。