进货退货单
进货退货单是向供应商退回已入库货物的凭据：抬头按「出库仓库 + 供应商」组织，明细行记退货物料的数量与价格，审核后减少库存、冲减入库成本，并保留与进货单的对应关系。烘焙企业处理临期原料、验收不合格批次都走这张单。
功能路径：采购管理 → 采购业务 → 进货退货单
一、功能概述
1. 核心用途
- 实物退回：把要还给供应商的货从仓库出库，库存与成本同步冲减；
- 质量追溯：退货原因与责任供应商留痕，供进货退货单分析统计供应商质量表现；
- 对账冲减：与应付结算联动，避免已付款与实收数量不符。
2. 整体结构
单据类窗体标准结构：工具栏 退出 / 打印 / 状态 / 编辑 / 控制 / 过程 / 新增单据 / 查找 / 模板 / 上一张 / 下一张 / 浏览 / 帮助；标题条「进货退货单 － 分类」，右上开单日期、单据号、只读与单据状态；抬头字段 + 明细表格 + 页签（单据内容 / 使用帮助 / 标签和备注）。与进货单的关键差别是抬头用「出库仓库」而非「入库仓库」。
二、界面布局说明
抬头字段
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 原始单号 | 被退货的进货单号，用于关联追溯 |
| 出库仓库 | 货物退回时出库的仓库 |
| 默认税率 | 明细行默认税率 |
| 供应商 | 收货的供应商 |
| 采购部门 | 经办部门 |
| 联系人 | 供应商联系人 |
| 单据日期 | 退货日期 |
明细表格列
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 物料编号 / 条码 / 自定义码 / 物料名称 / 规格 / 单位 | 物料标识与单位 |
| 数量 | 实际退回数量 |
| 税率 | 行税率 |
| 不含税采购价格 / 不含税采购金额 | 未税单价与金额 |
| 含税采购价格 / 含税采购金额 | 含税单价与金额 |
| 采购费用 | 退货运费等分摊费用 |
| 是否赠品 | 赠品退货不计价 |
| 是否导入 | 该行是否由上游单据带入 |
| 货位 | 出库货位 |
| 备注 | 退货原因等说明 |
三、业务操作步骤
步骤 1：新增退货单
- 采购管理 → 采购业务 → 进货退货单，点【新增单据】；
- 选供应商与出库仓库；
- 通过引用功能选中原进货单，带入需退货的物料行，系统按原进货价回填单价。
步骤 2：确定退货数量与原因
- 在明细行填实际退回数量（不得超过原进货数量）；
- 在行「备注」或抬头摘要写明退货原因：验收不合格、临期、规格错误等；
- 退货运费由本方承担时填「采购费用」。
步骤 3：保存与审核
【保存】生成单据号 →【状态】提交审核。审核后库存减少、成本冲减，并回写原进货与订单的执行数据。
步骤 4：核对结果
四、字段详细说明
| 字段名 | 含义 |
|---|---|
| 出库仓库 | 退货发出的仓库，决定哪个仓的库存被冲减 |
| 原始单号 | 关联的进货单号，是退货可追溯的关键 |
| 是否导入 | 标记该行由上游单据带入而非手工录入 |
| 采购费用 | 退货发生的由本方承担的费用 |
| 单据状态 | 见单据的状态和所有者 |
五、典型使用场景
场景 1：验收不合格当场退回
奶油到货后发现温度异常、包装胀袋：仓管员拒收部分数量，另开进货退货单登记退回数量与原因，供应商签字确认后随车带回。
场景 2：门店临期原料回总仓
门店短保原料临期，先调拨回总仓，再由总仓与供应商协商换货，统一开进货退货单，避免各店分别退货造成对账混乱。
六、权限控制与前置条件
- 需岗位被授予「采购管理-采购业务」下的进货退货单菜单，退货录入与审核建议分岗；
- 前置：原进货单已审核且库存充足；退货数量不得超过原实收数量；
- 已参与应付结算的进货单退货后，需与财务确认冲销方式；
- 跨仓退货按出库仓库分别开单。
七、常见问题
1. 引用不到原进货单
- 原因：进货单未审核、已全额退完，或供应商 / 仓库不一致；
- 处理：核对进货单状态与仓库，必要时手工录入物料行并在备注写明单号。
2. 审核后库存变成负数
- 原因：该批货已被领用或调拨出库，出库仓库实际库存不足；
- 处理：先补录回库单据，或改选正确的出库仓库后重开。
3. 退货后订单又显示缺货
- 原因：退货冲减了已到货数，订单未完成量重新出现；
- 处理：在订单办理重新看到该订单的未到货部分并补采。