采购订单
采购订单是向供应商下单的正式凭据：抬头记供应商、入库仓库、部门与到货日期，明细行记物料、数量与含税 / 不含税价格，并可设有效期与提前天数。订单开出后由订单办理跟踪到货、由进货单逐批收货，是采购对账与到货差异分析的起点。
功能路径：采购管理 → 采购业务 → 采购订单
一、功能概述
1. 核心用途
- 对外承诺：把采购需求固化成有供应商、有价格、有到货期的订单，作为供应商备货与送货依据；
- 到货跟踪：明细行的「已到货数」随进货单收货累加，配合订单办理与订单到货分析看执行进度；
- 价格口径：同一行同时保留不含税 / 含税的采购价格与金额，并显示最新进价与折扣，便于比价与审价。
2. 整体结构
窗口为单据类窗体的标准结构：主菜单「工作 / 常用 / 帮助」，工具栏 退出 / 打印 / 状态 / 编辑 / 控制 / 过程 / 新增单据 / 查找 / 模板 / 上一张 / 下一张 / 浏览 / 帮助；标题条显示「采购订单 － 分类」，右上为开单日期、单据号与「只读 / 单据状态」标记。抬头字段区 + 明细表格 + 页签（单据内容 / 使用帮助 / 标签和备注）。
二、界面布局说明
抬头字段
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 原始单号 | 来源单据号（如申购单、采购计划生成的单号），便于追溯 |
| 入库仓库 | 货物要入库的仓库 |
| 默认税率 | 本单明细行的默认税率，取自税率设置 |
| 供应商 | 下单对象，取自供应商定义 |
| 采购部门 | 经办部门 |
| 联系人 / 电话 | 供应商联系人与联系方式 |
| 单据日期 | 开单日期 |
| 有效期至 | 订单失效日，超期未到货的部分不再执行 |
| 送货日期 | 约定到货日，旁注「(星期一) 提前31天」提示星期与提前期 |
明细表格列
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 物料编号 / 物料名称 / 规格 / 单位 | 物料信息与计量单位 |
| 数量 | 本行采购数量 |
| 税率 | 本行税率，默认取抬头「默认税率」 |
| 不含税采购价格 / 不含税采购金额 | 未税单价与金额 |
| 含税采购价格 / 含税采购金额 | 含税单价与金额 |
| 最新进价 | 该物料最近一次进货价，供审价参考 |
| 折扣 | 行折扣 |
| 是否赠品 | 勾选后该行不计价 |
| 备注 | 行备注 |
| 已到货数 | 已按进货单收货累加的数量 |
| 到货日期 | 本行实际到货日期 |
三、业务操作步骤
步骤 1：新增订单
- 采购管理 → 采购业务 → 采购订单；
- 点【新增单据】，窗口进入可编辑态；
- 选供应商、入库仓库、采购部门，系统带出联系人与默认税率；
- 填单据日期、有效期至、送货日期。
步骤 2：录入明细
步骤 3：保存与送审
- 点【保存】生成单据号，状态转为已保存；
- 用【状态】按审批流提交，未审批订单不可被后续单据引用；
- 【控制】设定本单的执行控制口径（如超量、超价限制）。
步骤 4：跟踪到货
步骤 5：退货与费用
四、字段详细说明
| 字段名 | 含义 |
|---|---|
| 有效期至 | 订单的有效截止日，过期未执行部分视为关闭 |
| 提前 N 天 | 相对送货日的提前提示，用于催货 |
| 已到货数 | 按进货单累计的实收数量，与「数量」的差额即在途量 |
| 最新进价 | 系统按历史进货单取的上一次成交价 |
| 单据状态 | 未审批 / 已审批 / 执行中等，见单据的状态和所有者 |
| 只读 | 当前窗口是否处于只读浏览态 |
五、典型使用场景
场景 1：周采批量下单
采购员按采购计划的每周一策略，在订单办理集中生成采购订单，一张单一供应商，避免逐单录入。
场景 2：月饼季锁价锁量
对馅料、包材提前开长有效期订单，锁定含税单价与分批送货日期；到货按进货单逐批收货，「已到货数」实时反映执行进度。
六、权限控制与前置条件
- 需岗位被授予「采购管理-采购业务」下的采购订单菜单，新增 / 修改 / 审核权可分设；
- 前置档案：供应商定义、定义采购人员、物料编码、仓库设置、税率设置、结算方式；
- 审批流按单据审批流程定义执行；
- 订单被进货单引用后不可随意改数量与价格，需先处理下游单据。
七、常见问题
1. 保存时提示价格超出控制范围
- 原因：【控制】或系统参数设了超价限制，本单单价高于允许值；
- 处理：核对询价单或最新进价，确需高价则走审批例外或调整控制参数。
2. 已到货数不增加
- 原因：进货单未审核或未引用本订单；
- 处理：检查进货单是否关联该订单并已完成审核。
3. 找不到某供应商
- 原因：供应商档案未建立或未授权给当前操作员；
- 处理：到供应商定义建档，并核对数据权限。