凭证与资金单据通用操作

日常账务的两个窗口和日常业务的八种资金单据，看上去是十个不同的功能，其实是同一套单据框架的十个实例：状态机一样、工具栏一样、表头与明细网格的排布一样、报错话术也一样。这一页把十处共同内容写一遍，各功能页只讲自己那一处差异。第一次做财务录入，先读完这一页再进具体功能。

适用窗口：凭证制单、主管审批、营业费用支出、营业收入、管理费用支出、提取现金、存储现金、银行转账、预收客户货款、预付供应商货款。

一、四种状态与各自能做什么

每张凭证或资金单据都只有四种状态，按顺序往前走，不能跳步：

状态	含义	能修改	能删除	能取消回草稿	能记账	唯一纠错方式
草稿	还在录入	是	是	—	否	直接改或删
已生效	录入完成、等待复核	否	否	是	视参数	取消回草稿
已审核	主管已复核	否	否	是	是	取消回草稿
已记账	已写进总账	否	否	否	—	只能冲红

已记账是终态。 到了这一步，单据既不能改也不能删，连「取消」都会被拦下。发现记错了只有一条路：点【冲红】生成一张金额取反的红字草稿，把红字草稿重新走一遍流程，再补录正确的单据。

还有一件事容易被忽略——删除是逻辑删除，历史数据全部保留。误删的凭证从账簿里点进去，会看到一条红底提示说明这是只读查看，而不是真的消失了。

状态有两套叫法

列表和印章显示「草稿 / 已生效 / 已审核 / 已记账」，但服务端报错用的是另一套词。看到报错时对号入座即可，不是两种不同的状态：

列表显示	报错里的说法
已生效	完成录入、录入完成
已审核	通过审核、已复核
已记账	已经记账、已记帐

二、工具栏随一个财务参数变化

这十个窗口的工具栏长什么样，取决于财务参数「启用凭证审批」是开还是关。

关闭时（默认）：草稿、已生效、已审核三种状态下都只有一个【生效记帐】按钮，点一次直接从当前状态一路走到已记账，中间不停。适合小额、人员少、不需要复核的账。

开启时：流程被拆成三段，每段一个按钮——草稿用【确认】进入已生效，已生效用【审核】进入已审核，已审核用【记账】进入已记账；已生效和已审核两个状态另外提供【取消】，一撸回草稿。审核这一步只能在主管审批窗口做，凭证制单里看不到【审核】。

不论参数开关，以下按钮的规则都一样：

按钮	什么时候能点	做什么
新增	仅列表页	建一张草稿
保存	仅草稿	存明细，状态不变
复制	已生效起	按当前单据生成一张新的草稿
冲红	已记账且未被冲过	生成金额取反的红字草稿，原单标记为被冲
删除	仅草稿	逻辑删除

列表页的工具栏只有【新增】【导出】【刷新】三个按钮：没有批量删除，也没有批量审核。要删某张单据，必须进那张单据的编辑页操作。

三、借贷方向为什么不用录

这是资金单据最容易让人困惑、也最容易用的地方。

八种资金单据的借贷方向是按业务类型写死的，录单的人只填三样东西：摘要、对方科目、金额。表头里那个「资金账户」（或「客户」「供应商」「转入帐户」）选的是主科目，明细网格里选的是对方科目，两行的方向由系统决定。

自动生成还有一层：主科目那一行凭证不会立刻生成。你在明细里录的所有行都属于「对方」方向，只有走到审核或记账那一步，系统才按明细合计补上主科目那一行，凑成一张平衡的凭证。所以录完单据时看到借贷合计只有一边有数，是正常的，不是漏录。

正因为你只录一边，两个约束必须记住：

1. 同一个科目在明细里不能出现两行。 系统会拦，提示要么合并成一个科目，要么给每行填上不重复的摘要。
2. 明细行的摘要留空会自动沿用上一行的摘要。 这是为了方便连续录入同类费用，但也容易让一整屏凭证看起来摘要全都一样。

凭证制单不一样：它要你自己把借方和贷方两列都录满，因此多了「借贷必须平衡」「同一行不能两边都填金额」两条校验。

四、会计期是唯一的时间闸门

财务参数里记着当前会计期，它管住两件事：

• 新增时：凭证日期默认今天，但如果今天不在当前会计期内，系统会自动把日期钳到该期间的起止边界，不会让你录到一个不存在的月份里。
• 记账时：再次校验凭证日期落在当前会计期内、且该期间没有被结账。期间一旦结账，往里记账会被直接拒绝，提示会让你先推进会计期。

也就是说，遇到「这个月的账怎么记不进去」，八成是凭证日期掉在了已结账的期间里，出路要么是改日期到当前期，要么是先做月末结转把会计期推进过去。

五、报错原文与触发条件

以下话术逐字抄自系统，遇到时按左边检索。

报错原文	触发条件
同一行不能同时填写借方和贷方金额!	凭证制单里同一明细行两边都填了数
借贷方金额不平衡,不能保存!	凭证制单借贷合计差额达到 0.01
凭证科目为空,不能保存!请检查并输入相应的科目!	明细行有金额但没选科目
凭证明细为空,不能生效!	一行明细都没有就点生效
凭证中存在重复科目,请检查后再生效!	同一科目同方向出现两行
科目[编号]不存在 / 科目[编号]不是明细科目,不能保存!	引用的会计科目已被删除，或选到了上级科目
科目[编号]不属于本业务可选范围(限 NNNN 开头的预定义科目)!	在资金单据里选了该类业务不允许的科目
您未指定资金账户!	表头主科目没选就保存
借方金额必须大于零! / 贷方金额必须大于零!	明细金额填了零或负数
单据已经完成录入,不能再修改!	在已生效状态点保存
单据已经通过审核,不能再修改!	在已审核状态点保存
单据已经记帐,不能再修改!	在已记账状态点保存
只有草稿状态的单据才能删除	在非草稿状态点删除
已记帐凭证不允许删除!	对已记账凭证点删除
已入帐单据不可取消!	对已记账凭证点取消
只有已生效/已审核单据可以取消	在草稿状态点取消
草稿凭证不能进行红字冲销!	对草稿点冲红
只有已记账的凭证才能冲红!	对已生效或已审核的资金单据点冲红
该凭证已被冲红或为冲帐凭证,不能再次冲红!	对已经冲过的凭证再点一次冲红
草稿凭证无需复制,可直接修改!	对草稿点复制
单据尚未通过审核,不能记账!	审批模式下跳过审核直接记账
本期间[会计期]已经结账,不能记账! 请先进入下一会计期。	目标期间已月结
凭证日期 不在当前会计期（起 ~ 止）内，请将凭证日期改到当前会计期内，或先做期末结账推进会计期。	凭证日期落在当前期之外
不允许审核自己填制的凭证!	财务参数未允许自审自，且审核人与制单人相同
该凭证已删除，只读查看	从账簿点进一张已删除的凭证

六、谁能动谁的单据

窗口能不能打开，由菜单授权决定；打开之后能看到哪些人的单据，取决于数据权限。系统里存在「允许查看他人单据」这一参数，但在日常账务与日常业务这几个窗口上并未启用过滤——也就是说，能打开窗口的人就能看到全部人录的单据，包括别人做的草稿。

需要限制谁能看谁做的账，只能在权限侧想办法，不要指望这个参数。

主管审批窗口另外有四道独立的门禁，与菜单授权无关，任何一道不过都会在页面里直接显示一段提示文字而不是报错：财务参数未启用凭证审批、账套还没建账、财务参数读取异常、当前用户不属于「财务人员-财务主管」这个机构节点。最后一道是按人挂靠的机构节点判定的，同一个人换部门就会失去审批资格。详见主管审批。

七、前置档案

以下基础档案不在财务模块里维护，缺了会导致下拉为空或保存被拦，录单前先确认：

缺什么	症状	去哪补
会计科目（含明细科目与期初余额）	科目选择器空白；提取现金报「未找到现金字科目」	客户端「基础数据 → 财务编码 → 会计科目」
结算方式	表头「结算方式／支付方式」下拉为空	客户端「基础数据 → 财务编码 → 结算方式」
经营费用项目 / 管理费用项目	营业费用支出、管理费用支出的明细科目没有可选范围	客户端对应的费用项目档案
客户的预收科目 / 供应商的预付科目	预收客户货款、预付供应商货款提示科目设置不完整	客户档案、供应商档案
财务参数里的当前会计期	打开即报「财务参数未设置当前会计期」	客户端财务参数设置

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附：本文档变更记录

日期	变更
2026-10-26	初稿