会员卡充值
会员卡充值单是后台处理卡内金额的主要单据：门店收到现金或转账后由后台录入、企业团购一批卡要预存、活动承诺的赠送金额要补到账上、收错钱要把多充的部分扣回来，都在这里开单完成。单据上充值金额与赠送金额相互独立，可以只填其中一个；点【生效】之前金额不会进卡，收款区只用于登记这笔钱怎么收进来的。
功能路径：系统菜单 → 会员管理 → 会员业务 → 会员卡充值
一、功能概述
1. 功能简介
按卡类别开一张充值单，在明细行逐张录入会员卡号、充值金额与赠送金额，需要时登记收款方式，整单生效后系统按行把金额写入卡账，并留下可查询的充值流水。
2. 核心用途
- 后台充值：门店或总部替会员把充值到账，不依赖前台读卡器；
- 合作单位批量制卡：企业福利卡、团购卡一次性预存金额与赠送金额；
- 活动补赠：只填赠送金额，把承诺的赠送部分补到账上；
- 负充值冲正：金额填负数，把误充或多充的部分扣回，形成一笔可追溯的调整记录。
3. 与前台充值、批量导入的区别
| 方式 | 场景 | 特点 |
|---|---|---|
| POS 前台充值 | 顾客当场到收银台充值 | 现场读卡、现场收款、当场写卡 |
| 本单据逐张录入 | 后台处理少量或特殊卡 | 手工填卡号与金额，整单生效 |
| 批量导入充值 | 一次处理几十上百张卡 | 表格导入明细，整单生效 |
二、界面布局说明
单据头
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 原始单号 | 关联的外部单据编号，可留空 |
| 单据日期 | 本单的业务日期，决定计入哪个会计期 |
| 部门 | 充值归属部门，用于业绩与提成统计 |
| 卡类别 | 本单要充值的会员卡所属类别，明细中的卡号必须属于该类别 |
| 是否自动赠送 | 勾选后按赠送规则自动算出赠送金额，不必逐行手填 |
明细表
明细区有「单据内容」「单据备注」两个页签，单据内容按行录入。
| 字段 | 说明 |
|---|---|
| 会员卡编号 | 要充值的卡号 |
| 持卡人名称 | 按卡号自动带出，用于核对是否选错卡 |
| 手机号 | 按卡号自动带出，供核对 |
| 本次充值 | 写入卡内的本金金额，可正可负 |
| 本次赠送 | 写入卡内的赠送金额，可正可负 |
| 充值前 可用金额 / 累计金额 | 生效前该卡的可用余额与累计充值，由系统读取 |
| 充值后 可用金额 / 累计金额 | 生效后的金额，等于充值前金额加上本次充值与赠送 |
| 读写状态 | 实体卡写卡状态，未写卡时显示「未写IC卡」 |
工具栏
退出、打印、状态、编辑、控制、收款、读卡、导入、新增单据、查找、模板、上一张单据、下一张单据、帮助，以及工作、常用、帮助三个菜单。逐张充值主要用【新增单据】【读卡】【收款】【状态】；一批卡要一次录入时改用【导入】。
三、业务操作步骤
步骤 1：确认系列已开启会员充值
系统菜单 → 会员管理 → 会员编码 → 会员卡系列，选中目标系列，确认已开启会员充值。未开启的系列在充值单上无法录入。
步骤 2：新增单据
系统菜单 → 会员管理 → 会员业务 → 会员卡充值，点【新增单据】，在单据头选择部门与卡类别。
步骤 3：录入卡号与金额
在明细行输入会员卡号，回车后系统带出持卡人与手机号；填写本次充值金额，需要赠送的再填本次赠送金额。
- 充值金额与赠送金额相互独立：可以只充值不赠送，也可以只填赠送金额做纯补赠；
- 该卡类别若已设置默认充值面额，录入时可直接取用默认金额，不必逐行手输；
- 需要扣回误充金额时，把金额填成负数，生效即从卡内扣减；
- 实体卡可用【读卡】直接读卡号，避免手工输错。
步骤 4：登记收款（可选）
点【收款】，选择收款方式并输入收款金额。收款仅作为记账使用，表示这笔充值对应的收款登记，不影响卡内到账金额；后台代充、活动补赠这类没有当场收钱的单据可以不点收款。
步骤 5：核对并生效
核对明细行数与金额合计，确认单据金额等于本次充值之和后，点【状态】→【生效】。生效后卡内余额立即增加，可在会员卡管理的账本中查到这笔充值流水。
步骤 6：实体卡写卡
IC 卡等有形卡充值后需要写卡，把卡放到读卡器上执行写卡；未写卡的卡在前台消费时以账内余额为准。
四、字段详细说明
| 字段名 | 含义 |
|---|---|
| 本次充值 | 计入卡内本金的金额，正数增加、负数扣减 |
| 本次赠送 | 计入卡内赠送金额的部分，与充值金额分别记账、分别核销 |
| 充值前 可用金额 | 生效前该卡的可用余额，由系统读取 |
| 充值后 可用金额 | 生效后的可用余额，等于充值前可用金额加本次充值与赠送 |
| 单据金额 | 本单明细金额合计，用于与实收或台账核对 |
| 读写状态 | 实体卡写卡是否完成 |
| 收款方式 | 登记这笔充值对应的收款渠道，仅记账用 |
五、典型使用场景
场景 1：企业团购卡预存
背景：企业采购一批会员卡作福利，卡号与每人金额已确认。 操作：按该批卡的卡类别开一张充值单，逐行录入卡号、充值金额与赠送金额，核对合计后整单生效；卡量大的改用批量导入充值。
场景 2：只补赠送金额
背景：活动承诺"充 1000 送 200"，本金当时已充，赠送漏登。 操作：新增单据，明细只填本次赠送 200，充值金额留空或填 0，生效后卡内赠送金额增加，本金不变。
场景 3：误充扣回
背景：收银员把 500 元充成了 5000 元，多出 4500 元。 操作：新增单据，在该卡行的本次充值填 -4500，核对充值后余额等于应有金额后生效，形成一笔可追溯的冲正记录；若卡已消费掉部分金额，先与顾客确认再操作。
六、权限控制与前置条件
- 目标卡所属系列必须开启会员充值；
- 卡类别、会员卡档案必须先建好，卡号不存在或不属于本单卡类别时该行无法录入；
- 充值单的新增、收款、生效分别受窗口权限控制，建议只对收银主管、门店店长、总部会员管理岗开放生效权限；
- 分店充值若启用了收款方式管控，本单选择的收款方式必须在门店可用范围内，详见分店充值收款方式配置；
- 赠送比例、充值档位受账套参数与赠送规则控制，超限时该行会被拦截，先核对活动规则再录入；
- 生效前的单据可以撤销修改，生效后不要直接删单，需要调整时另开一张负数单据冲正。
七、常见问题
1. 卡号录入后带不出持卡人
- 原因：卡号不存在、已删除，或不属于本单所选卡类别；
- 处理：核对卡类别，或在会员卡管理中确认该卡已建档。
2. 提示该卡类别不能充值
- 原因：系列中未开启会员充值；
- 处理：到会员卡系列勾选开启后重新开单。
3. 赠送金额填了没到账上
- 原因：单据只保存未生效；
- 处理：点【状态】→【生效】，生效后金额才写入卡账。
4. 收款金额与充值金额对不上
- 原因：收款只是记账口径，允许与充值金额不同（如只收本金不收赠送、部分挂账）；
- 处理：按实际收款登记，需要平账时在门店对账时以单据金额与收款记录分别核对。
5. 生效按钮点不动
- 原因：单据仍处于编辑状态，或明细没有有效行；
- 处理：先退出编辑态，确认明细行有卡号与金额，再点【状态】→【生效】。
6. 充错了一张卡
- 原因：整单已生效无法逐行改；
- 处理：不要删单，另开一张充值单在该卡行填对应的负数金额扣回，两单相加即为实际到账。
与其他功能的关系
| 环节 | 对应功能 |
|---|---|
| 一批卡一次导入充值 | 会员卡充值批量导入 |
| 卡建档与账本查询 | 会员卡管理 |
| 卡类别与赠送规则 | 会员卡级别 |
| 充值赠送开关与档位控制 | 会员卡设置用户特点 |
| 分店可用收款方式 | 分店充值收款方式配置 |
| 按条件查卡与余额 | 会员卡查询 |
| 首充与用卡分析 | 会员首次使用情况查询 |
| 前台单笔充值 | 新零售门店应用 |
附：本文档变更记录
| 日期 | 变更 |
|---|---|
| 2026-11-09 | 初稿 |