门店费用与费用确认单
门店的水电清洁、临时采购、设备小修这类日常支出，金额不大但笔笔都要落到单店损益里。门店费用单负责把这些支出录进系统：门店端选好费用项目、填金额、生效，单据就传到后台；后台也可以直接做单，或一次性引入本店的预设费用。费用确认单负责管住这些支出：账套开启审批模式后，门店录的费用单不再是自己生效，必须由后台财务在门店费用确认单里确认，确认通过才真正计入门店费用。录入与确认是同一单据族的前后两步，本文一并说明。
功能路径：系统菜单 → 财务管理 → 门店利润 → 门店费用 ／ 门店费用确认单
一、功能概述
1. 核心用途
- 费用归集：把门店日常支出按门店、按费用项目、按日期登记，供门店利润表的「门店费用」项目取数；
- 前台录单：门店当班人员只选费用名称、填金额即可，不需要理解科目与会计期间；
- 事后管控：开启审批模式后，门店单据统一由后台财务确认，杜绝门店自行扩大支出科目与金额；
- 固定费用省录入：水电、人工薪酬这类每月固定支出做成预设，每次做单点一次引入即可；
- 口径隔离：与一次性大额费用的分摊结果区分开，长期待摊费用由月度费用分摊自动生成，不与门店手工录单混淆。
2. 两步之间的关系
| 环节 | 载体窗口 | 谁操作 | 结果 |
|---|---|---|---|
| 录入 | 门店费用 | 门店当班人员（前台）或后台财务 | 生成门店费用单，未审批模式下生效即计入费用 |
| 确认 | 门店费用确认单 | 后台财务 | 审批模式下确认通过后生成一张新的门店费用单，费用才计入利润 |
审批模式默认不开启。不开启时门店费用单生效即算费用，确认单窗口没有待确认内容；开启后所有来源的门店费用单都要过确认这一步，详见第四节参数表。
3. 整体结构
- 费用项目档案：定义本店能选哪些费用名称，并标记「是否分摊」「是否预设」，见门店营运费用项目设置；
- 门店费用单：表头记门店与日期，明细行记费用项目与金额；
- 门店费用确认单：列出待确认的费用单，逐张或批量确认；
- 利润归集：确认或生效后的金额进入门店利润表的「门店费用」列。
二、界面布局说明
1. 前台门店费用录入界面
面向门店端，界面刻意做薄：只有费用名称、金额、日期几个要素。
| 项目 | 说明 |
|---|---|
| 费用名称 | 下拉或浏览选择本店可用的营运费用项目 |
| 金额 | 本笔费用实际支出金额 |
| 单据日期 | 费用发生日期，决定计入哪一个月份 |
| 生效 | 保存并提交，单据传入后台 |
选择与填写完成后点【生效】，窗口提示单据已提交，后台的门店费用单窗口随后能查到这张单。
2. 后台门店费用单窗口
表头 + 明细的经典单据结构。
| 区域 | 内容 |
|---|---|
| 表头 | 单据单号、单据日期、门店、制单人、摘要、备注 |
| 明细 | 费用编号、费用名称、金额、行备注 |
| 合计 | 单据金额，按明细行自动求和 |
| 工具栏 | 新增单据、查找、模板、状态、编辑、打印、上一张、下一张、浏览、帮助，以及引入预设费用类动作 |
明细行的费用项目下拉只列出未勾选「是否分摊」的费用项目，已在长期费用里按月摊销的项目不能在这里重复录，避免一个月摊一次、又手工录一遍。
3. 门店费用确认单窗口
| 区域 | 内容 |
|---|---|
| 待确认列表 | 已提交但尚未确认的门店费用单，显示单号、日期、门店、金额、制单人 |
| 单据内容 | 选中某张单后显示其明细行，逐行核对费用项目与金额 |
| 确认动作 | 对选中的单据执行确认，确认后单据转为正式费用 |
确认后系统按这张待确认单生成一张新的门店费用单作为入账依据，原待确认单据转为已确认状态；确认动作可多张连续执行。
三、业务操作步骤
步骤 1：先定义费用项目
系统菜单 → 财务管理 → 门店利润 → 门店营运费用项目设置，把本店会用到的费用名称建好，并按性质勾选「是否分摊」「是否预设」。做单时能选哪些名称，完全由这一步决定，见门店营运费用项目设置。
步骤 2：门店端录入费用
- 在门店端打开门店费用录入界面；
- 选择费用名称——列表里只有已在档案中定义、且未勾选分摊的项目；
- 填写金额，确认单据日期是费用实际发生的那一天；
- 点【生效】。预期结果：窗口提示提交成功，后台门店费用单窗口用【刷新】或【浏览】能查到这张单，制单人为门店操作员。
步骤 3：后台补录或直接做单
- 系统菜单 → 财务管理 → 门店利润 → 门店费用；
- 点【新增单据】，选择门店与单据日期；
- 需要录入每月固定支出时，先点引入预设费用的动作，把本店已设好的固定费用一次带出若干行；
- 带出后仍可继续新增行，补录本月发生的一次性支出；
- 核对单据金额，点【状态】把单据转为生效。
步骤 4：需要审批时执行确认
- 确认账套已勾选「门店费用单启用审批模式」（参数位置见本节末与第四节）；
- 系统菜单 → 财务管理 → 门店利润 → 门店费用确认；
- 在待确认列表中选中一张门店费用单，右侧核对其明细行与金额；
- 点【确认】。预期结果：该单从待确认列表移出，门店费用单窗口新增一张已生效的门店费用单，金额与来源单据一致；
- 对本月其余单据重复第 3、4 步，直到列表为空。
开启审批模式后，后台手工做的费用单、系统自动生成的分摊费用单与预设费用单同样要经过确认；关闭时这几类单据直接生效。
步骤 5：在门店利润表核对结果
进入门店利润表查询该月份、该门店，「门店费用」列应等于本店当月已生效（或已确认）费用单的汇总金额。金额对不上时回到门店费用单窗口按门店与日期筛一遍来源类型。
四、字段详细说明
1）表头与明细字段
| 字段名 | 含义 |
|---|---|
| 单据单号 | 系统按单据编号规则给出的费用单号 |
| 单据日期 | 费用入账所属日期，决定计入哪个月的门店利润 |
| 门店 | 费用归属门店，也是分摊与预设取值的依据 |
| 费用编号 / 费用名称 | 门店营运费用项目档案中的编码与名称 |
| 金额 | 本行费用金额，明细合计即单据金额 |
| 单据来源 | 标明这张单由谁产生，见下方枚举 |
| 制单人 / 确认人 | 门店端录单人员与后台确认人员，用于责任追溯 |
| 摘要 / 备注 / 行备注 | 单据与行的补充说明，分摊生成的单据在此标注来源单号 |
2）单据来源枚举
| 取值 | 含义 |
|---|---|
| 手动录入 | 门店端或后台人员手工做的费用单 |
| 门店分摊 | 由月度费用分摊点【费用分摊】时自动生成 |
| 预设费用 | 由门店费用预设按月固定金额自动生成 |
3）影响本功能的系统特点
参数集中在设置系统特点的业务数据「门店利润」模块，逐项含义与状态见门店利润用户特点。
| 界面文字 | 作用 |
|---|---|
| 门店费用单启用审批模式 | 勾选后，门店费用单必须由后台在费用确认单里确认，确认通过才计入费用；默认不勾选 |
| 门店启用门店费用单 | 控制门店端是否开放费用单的录入能力 |
| 后台保留旧模式门店费用查询 | 保留旧的费用查询窗口口径，历史账套升级时按需勾选 |
| 门店利润统计规则 | 决定费用按销售业态还是按物料扩展分类归集，影响利润表口径 |
特点键与勾选后的生效范围以实际客户端为准；改动这些参数会影响所有门店费用单据的生效方式，建议由财务主管操作。
五、典型使用场景
场景 1：门店日常支出自助登记
背景：门店发生临时采购与清洁支出，总部不希望逐笔代录。
操作：财务先在费用项目档案里建好对应名称 → 门店端选名称、填金额、点【生效】 → 后台在门店费用单里核对 → 未开审批模式时单据已生效，当月门店利润表承担这笔费用。
场景 2：连锁企业统一审批门店费用
背景：门店费用占营业成本比重高，总部要求每笔支出经财务复核后才能进损益。
操作：设置系统特点 → 业务数据 → 门店利润 → 勾选「门店费用单启用审批模式」并保存 → 门店照旧录单 → 财务每天（或每月底）打开门店费用确认单批量确认 → 有争议的单据不确认，退回门店修改后重新提交。
场景 3：固定费用一次引入
背景：水电费、人工薪酬每月金额相对固定。
操作：费用项目档案勾选「是否预设」→ 在门店费用预设里为本店设定每月金额 → 每月做单时点引入预设费用的动作带出全部固定项 → 再补录本月一次性支出 → 生效或确认。
场景 4：查门店费用异常上涨
背景：某门店当月门店费用明显高于其他月份。
操作：门店利润表定位该店该月 → 打开门店费用单按门店与日期筛选 → 用「单据来源」区分手工单、分摊单与预设单 → 定位到具体单据后核对制单人与行备注。
六、权限控制与前置条件
- 需要「财务管理 → 门店利润 → 门店费用」「门店费用确认」两个菜单权限，门店端另需门店费用录入的权限；
- 前置条件是费用项目档案已建好：没有定义项目时，门店端下拉为空、无法做单，见门店营运费用项目设置；
- 门店档案中本店需正常启用，停用门店不再出现在选择列表里；
- 审批模式的开关建议在门店端没有待确认单据时再切换，避免在途单据出现两种状态口径；
- 确认动作直接决定费用是否进损益，建议由财务岗位执行，门店端不下放该权限；
- 单据日期跨会计期间时，利润表按期次归集，补录上月费用会改变已出报表的结果，需在月结前完成；
- 单据审批与确认的通用机制、以及待办单据的集中查看入口见单据审批中心。
七、常见问题
1. 门店端下拉里找不到要用的费用名称
- 原因：该费用项目尚未在档案里定义，或它被勾选了「是否分摊」（分摊类项目由长期费用单与月度分摊处理，不允许在费用单里重复录入）；
- 处理：到门店营运费用项目设置新增该项目，并确认未勾选「是否分摊」；勾选「是否预设」可让它在每月固定引入时自动出现。
2. 门店做了费用单，利润表里没有这笔钱
- 原因：账套开启了「门店费用单启用审批模式」，单据还停在待确认状态；
- 处理：财务在门店费用确认单里选中并确认；确认后系统生成正式门店费用单，重新查询门店利润表即可看到金额。
3. 确认后为什么多出一张新单据
- 原因：这是审批模式的设计——门店提交的是待确认单，财务确认后按同口径生成一张正式的门店费用单作为入账依据，便于区分门店申报与财务确认两个动作；
- 处理：无需处理，核对新单金额与原待确认单一致即可；正式费用以新生成的单据为准。
4. 关闭审批模式后还需要打开确认单吗
- 不需要。关闭后门店费用单生效即算费用，确认单窗口没有待处理内容。切换开关前先把已提交的单据处理干净，避免状态混乱。
5. 同一笔房租既能手工录又被摊了一次
- 原因：房租这类一次性缴纳、需要按月摊的费用，应在费用项目档案里勾选「是否分摊」，再通过门店长期费用单登记、由月度费用分摊按期摊入；如果建成了未分摊项目，门店端就能再手工录一笔；
- 处理：核对费用项目的「是否分摊」标记，删除重复的手工费用单，长期费用只走月度费用分摊。
6. 引入预设费用后还能改金额吗
- 带出的只是若干明细行及其默认金额，未生效前可以逐行调整或删除；调整后单据金额随之重算。若某项本月确实没有发生，删掉该行即可，不影响下月的预设值。
八、与其他功能的关系
| 环节 | 对应功能 |
|---|---|
| 费用项目档案（能选哪些名称、是否分摊、是否预设） | 门店营运费用项目设置 |
| 收入侧的同构机制（营业外收入单 + 收入确认单） | 门店营业外收入与收入确认单 |
| 费用的最终归集报表 | 门店利润表 |
| 一次性大额费用的按期摊入 | 月度费用分摊 |
| 审批模式等参数 | 门店利润用户特点 |
| 单据审批的通用机制 | 单据审批中心 |
附：本文档变更记录
| 日期 | 变更 |
|---|---|
| 2026-11-09 | 初稿，录入与确认两步合并为一篇 |