单据前缀
打印出来的单据、台账里的一串单号，先看的往往是开头两个字母。旧版本所有业务单据都以 NO 起头，无法从单号判断类型；现行版本按单据类型分配唯一前缀，例如销售订单以 So 开头、销售单以 Sa 开头，前缀首字母大写，便于快速识别单据类型。前缀规则支持自定义修改，改完重启软件生效；生产类的部分单据前缀与 NO 绑定，暂不支持修改和自定义。
功能路径：各模块业务单据窗口的单据号栏 → 【设置单据规则】窗口
一、功能概述
1. 功能简介
| 概念 | 含义 |
|---|---|
| 单据前缀 | 系统为每种单据类型分配的固定字母开头，拼在单据号最前面 |
| 默认前缀 | 出厂即为该单据类型预设的前缀，例如销售订单 So、采购订单 PO |
| 自定义前缀 | 由企业在单据编号规则设置里改写的字母组合 |
| 绑定前缀 | 生产类部分单据锁定为 NO，不接受修改 |
前缀的作用是让人识别，不改变单据的唯一性：同一张单据在任何查询、打印、导出场景里带的都是同一个编号。
2. 核心用途
- 快速分类：从单号开头即判断是销售单、采购单还是生产单据，不用回窗口翻单据类型；
- 沟通省时：门店与总部电话对单、微信报单时，说前缀就能确认业务归属；
- 检索辅助：按前缀筛选可以缩小单号搜索范围，减少重名干扰；
- 编码规范：允许企业按自身习惯重写前缀，与纸质单据、财务凭证的编号习惯对齐。
3. 整体结构
前缀体系由三部分构成：
- 系统默认前缀：随版本发布，覆盖各模块业务单据；
- 自定义前缀设置：在单据窗口的编号规则设置中按单据类型改写；
- 不可改前缀：生产类部分单据锁定，界面不提供修改入口。
二、界面布局说明
1. 默认前缀对照
| 单据类型 | 前缀 | 备注 |
|---|---|---|
| 销售订单 | So | 也有写作 SO 的形式 |
| 销售单 | Sa | |
| 采购订单 | PO | 写法示例，实际字母以界面显示为准 |
| 其他业务单据 | 各自对应前缀 | 进入单据窗口新建时，编号栏自动带出 |
| 生产类部分单据 | NO | 与系统绑定，不支持修改和自定义 |
各版本、各账套的前缀清单可能不同，以新建单据时编号栏自动带出的值为准。
2. 单据编号规则设置界面
窗口左侧是「单据号组成项目」清单，右侧是当前单据类型的编号写法。
| 区域 | 说明 |
|---|---|
| 单据号组成项目 | 前缀、操作员、日期、流水号四项带勾选框；只有勾选的项目才会出现在编号规则里，排列顺序从上到下决定各段的先后，↑ ↓ 调整顺序 |
| 表示 / 长度 | 每个组成项目的写法与其位数 |
| 前缀 | 编号的字母开头，出厂默认值为 No，长度一般为 2 |
| 操作员 | 不单独填写，由当前操作员编号决定长度和值 |
| 日期 | 默认写法 YYMMDD，长度 6 |
| 流水号 | 默认按天初始化，长度 6 |
| 原始规则 | 当前生效的写法，形如 [前缀=No][日期=YYMMDD][流水号=按天初始化] |
| 目的规则 | 改好后的目标写法，例如 [前缀=Cp][日期=YYMMDD][流水号=按天初始化] |
| >> / << | 两个规则框之间的箭头图标，点 << 把目的规则应用到当前单据类型 |
| 确定 / 取消 | 确定保存本次规则；取消不改动 |
前缀建议控制在 2 个字符，填写过长时窗口会提示「请不要使用过长的单据前缀」，前缀不参与编号唯一性计算。
3. 单据窗口的表现
新建单据时，编号栏按上述规则自动拼出：开头是前缀，中段是日期，尾部是接续的流水号；前缀部分不在单据上直接编辑，只在规则设置窗口改。
三、业务操作步骤
步骤 1：确认当前前缀
在对应模块新建一张单据，看编号栏开头两个字母，记下当前使用的默认前缀。
步骤 2：打开单据编号规则设置
前缀不挂在菜单上，而是跟着单据类型走：打开要调整的那类业务单据窗口（例如 销售管理 → 销售业务 → 销售订单），点窗口右上角【单据号】栏的浏览按钮，弹出设置单据规则窗口。改的就是这张单据所属类型的编号规则，各类型分别维护。
步骤 3：修改前缀
- 确认「单据号组成项目」里已勾选【前缀】，未勾选的话先勾上；
- 在「表示」列把前缀改成目标字母组合，长度随之设定，保持首字母大写的习惯；
- 在「目的规则」框写好完整写法，例如 [前缀=Cp][日期=YYMMDD][流水号=按天初始化]；
- 点两个规则框之间的 << 图标应用目的规则，再点【确定】保存。
步骤 4：重启软件生效
前缀属于全局编码规则，保存后必须退出并重新登录客户端，新单据才按新前缀编号。预期结果：重启后新建该类型单据，编号栏带出的前缀已换成新值。
步骤 5：核对存量单据
重启只影响之后生成的单据，已生效的历史单据编号不会跟着变；不要用新前缀去检索旧单。
四、字段详细说明
1）前缀规则
| 规则 | 说明 |
|---|---|
| 字母数量 | 以系统默认的两字母形式为主，自定义长度以界面限制为准 |
| 大小写 | 默认首字母大写，便于与流水号区分 |
| 唯一性 | 同一前缀建议只给一种单据类型使用，避免识别歧义 |
| 生效方式 | 保存后重启软件生效 |
| 作用范围 | 只影响新生成的单据号，历史单据不变 |
2）不可自定义清单
| 类别 | 说明 |
|---|---|
| 生产类部分单据 | 前缀绑定 NO，暂不支持修改与自定义 |
具体覆盖哪些生产单据随单据类型而变，以各单据界面上前缀栏的实际显示为准。
五、典型使用场景
场景 1：新账套上线时统一编码习惯
背景：企业已有纸质单据编号习惯，希望系统单号与之一致。
操作：梳理各模块单据类型与目标前缀 → 到单据前缀设置逐条修改 → 重启软件 → 每个模块新建一张单据验证前缀已生效。
场景 2：门店报单时快速判断业务类型
背景：门店在群里发一串单号，总部需要立刻知道是哪个环节的单。
操作：保持默认前缀不改 → 训练人员按开头字母判断（So 销售订单、Sa 销售单）→ 出现 NO 开头即生产类单据。
场景 3：改动前缀后发现不便
背景：某单据类型的前缀改成与其他类型重复，检索出现歧义。
操作：回到单据前缀设置改回原值或恢复默认 → 重启软件 → 只影响之后的新单，已生成的单据需要按实际编号单独查询。
六、权限控制与前置条件
- 单据前缀设置属于全局编码规则，一般只开放给系统管理员；
- 修改前需要盘点哪些单据类型已经在用自定义前缀，避免覆盖他人设置；
- 改动必须重启客户端生效，安排在工作结束或业务低峰期；
- 前缀不参与单据唯一性判定，但会影响按单号检索的习惯，改动后要同步告知门店与财务；
- 该功能上线初期只在内测版本开放，现行版本的覆盖范围与入口以实际安装版本为准。
七、常见问题
1. 改了前缀重启后还是旧值
- 原因：改的是显示设置未保存，或该单据类型属于锁定前缀；
- 处理：重新进入设置窗口确认已保存，再核对是否属于生产类绑定 NO 前缀的单据，这类不支持修改。
2. 历史单据编号能不能跟着改成新前缀
- 原因：前缀只在生成编号时使用；
- 处理：历史单据保持原编号，这是正常现象。检索旧单请用原编号，或按单据类型、日期条件查询而不是按前缀。
3. 单号开头还是 NO
- 原因：该单据属于生产类绑定前缀，或客户端版本尚未包含前缀功能；
- 处理：先确认版本，再对照单据类型判断是否在锁定清单内。
4. 前缀写法大小写不统一
- 原因：默认前缀首字母大写，实际使用中也有写成全大写的；
- 处理：以单据窗口实际带出的编号为准，自定义时保持同一套写法即可。
八、与其他功能的关系
| 环节 | 对应功能 |
|---|---|
| 单据编号的生成规则 | 编码审批用户特点 |
| 系统维护参数集中入口 | 用户信息用户特点 |
| 各模块业务单据 | 采购业务 |
| 单据在网页端的编号 | 网页 SAAS-ERP |
附：本文档变更记录
| 日期 | 变更 |
|---|---|
| 2026-11-08 | 补充编号规则组成、生效方式、范围限制与场景 |