会员卡换卡与回收

实体卡用久了会出现两种需求：卡还能记录会员，但卡片本身坏了、顾客想把多张卡并成一张，需要把金额与积分转移到新卡上；卡要退回公司再次发放，需要把卡里的会员信息清空。换卡单负责"转移"，回收单负责"清空"，两者都是按卡类别建单、整单生效的单据。改变卡的可用性（挂失、停用、作废）请走卡状态修改，本页两张单据不替代它。

一、功能概述

1. 功能简介

• 会员卡换卡：旧卡信息转移到新卡。卡损坏时补发新卡，金额、积分随转移走；顾客有多张卡想合成一张时，用合并方式把两张卡的积分、金额累加到一张卡上。
• 会员卡回收：回收已在用的会员卡，清空卡上的会员信息，卡片回到可再次发放的状态。

功能路径：系统菜单 → 会员管理 → 会员业务 → 会员卡换卡 / 会员卡回收

2. 三张单据的分工

单据	处理对象	对卡数据的影响
卡状态修改	卡的状态字段	只改正常/停用/挂失/作废/退卡，余额积分不动
会员卡换卡	卡的归属载体	旧卡金额、积分转移到新卡（覆盖）或与合并卡累加
会员卡回收	实体卡复用	清空卡上的会员信息，卡可再次发卡

二、界面布局说明

换卡单：单据头

项目	说明
原始单号	由系统按编号规则给出，新增单据后显示
单据日期	换卡业务发生的日期
卡类别	本单操作的会员卡类别，决定可录入哪些卡；框右侧的【…】按钮弹出「请选择会员卡类别」窗口，可按类别编号等字段查找并勾选「模糊匹配」，双击行或点【确定】选中
页签	单据内容、单据备注两个页签，备注写在「单据备注」页签

换卡单：明细表

列	说明
会员卡编号	要转出信息的老卡（旧卡号），手工输入后回车带出持卡人；列右侧的【…】按钮打开「会员卡过滤」窗口按条件筛选
旧卡电话	旧卡登记的联系电话，随卡号带出，用于核对是否本人
持卡人名称	按旧卡号自动带出，用于核对
卡状态	旧卡当前状态（正常/停用/挂失/作废/退卡）
新会员卡号	接收信息的新卡，直接录入或通过过滤窗口选入
新卡电话	新卡登记的联系电话
换卡类型	本行的处理方式，下拉三项：会员卡换卡、合并会员卡、会员卡升级，见枚举表

回收单

单据头同样记录卡类别与日期；明细逐行列出要回收的会员卡编号、持卡人名称、卡状态与回收后卡号，IC 卡通过工具栏【读卡】把卡上信息读入。单据上提供"保留 ID 卡号"选项，默认勾选（保持旧流程），含义见字段说明。

工具栏

两类单据均为单据窗口通用动作：退出、打印、状态、编辑、控制、新增单据、查找、模板、上一张单据、下一张单据、帮助；回收单另有【读卡】。选卡不靠工具栏按钮，而是明细行「会员卡编号」列右侧的【…】过滤按钮与卡类别框右侧的【…】浏览按钮。具体按钮名称以实际界面为准。

三、业务操作步骤

步骤 1：新建单据

系统菜单 → 会员管理 → 会员业务 → 会员卡换卡（或会员卡回收），点【新增单据】，在单据头选择卡类别。

步骤 2：录入卡号

• 已知卡号：直接在明细「会员卡编号」列输入旧卡号（回收单输入要回收的卡号），回车后自动带出持卡人、旧卡电话与当前状态；
• 只知道其他条件：点明细行「会员卡编号」列的【…】打开「会员卡过滤」窗口，左侧勾选卡状态（正常/停用/挂失/作废/退卡）与条件项（持卡人姓名、发卡日期、开始消费日期、最后消费日期、地址、联系电话、累计充值、累计消费、累计积分、累计计次、会员卡类别、会员卡系列、是否已分组会员卡），点【查询】(F3) 后在右侧结果区选行；条件项内的类别清单可【全选】(F11)、【取消选择】(F12)；
• 一次处理多张卡：过滤结果区支持 Ctrl + 单击多选、Shift + 单击选连续行，右下角可勾选「查看已选会员卡」复核，确认后点【确认】整批入单；单次过滤最多查询 1 万张，超过时先按条件分批；
• IC 卡回收：把实体卡放到读卡器上点【读卡】读入卡号。

步骤 3：指定新卡与换卡类型（仅换卡）

在明细行录入或浏览选择新卡号，再指定换卡类型：

换卡类型	关系	结果
会员卡换卡	覆盖（旧卡 → 新卡）	旧卡金额、积分转移到新卡，旧卡不再承载会员
合并会员卡	合并（旧卡 + 新卡）	两张卡的积分、金额累加汇总到一张卡
会员卡升级	—	暂不支持，待后续版本提供

步骤 4：确认回收选项（仅回收）

决定是否勾选"保留 ID 卡号"：勾选则回收后保留卡的 ID 卡号；不勾选则软件清除 ID 卡号，卡片可重新发卡。

步骤 5：整单生效

点【状态】展开菜单，常用项与快捷键：生效(F12)、全部生效(Ctrl+F12)、关闭单据(U)、单据审核(V)、查看行跟踪(R)、查看系列列表(X)、退出单据(Z)。单据只有一张时按 F12；一批多张（例如门店撤并要连续处理多张换卡单）用【全部生效】一次做完，不必逐张点。生效后：

1. 换卡单（覆盖）：旧卡的充值金额、赠送金额、余额与积分整体转移到新会员卡号上，旧卡不再承载会员资产，卡号本身仍可在会员卡查询中查到历史记录；
2. 换卡单（合并）：两张卡的金额与积分累加汇总到保留卡，被并入的那张卡不再承载会员资产；
3. 回收单：卡上会员信息被清空，回到可发放状态，可在发放会员卡中重新发卡。

生效后单据不可直接改，需要留痕时用【状态】→【查看行跟踪】调出该单的变更记录。

步骤 6：验证结果

到会员卡查询核对新卡金额积分与回收卡的空档状态；IC 卡换卡、回收后必须重新读卡，卡上数据才与后台一致。

四、字段详细说明

1）换卡单关键字段

字段名	含义
原始单号	换卡单据编号，生效后作为该次资产转移的留底依据
卡类别	本单作用的会员卡类别；一张单只处理一个类别下的卡
会员卡编号	旧卡卡号，资产转出方
旧卡电话 / 新卡电话	旧卡与新卡登记的联系电话，用于当面核对持卡人
持卡人名称 / 卡状态	按旧卡号自动带出，仅作核对，不可在明细直接改
新会员卡号	资产接收方卡号
换卡类型	会员卡换卡（覆盖）/ 合并会员卡（累加）/ 会员卡升级（当前版本不提供）

2）回收单关键字段

字段名	含义
会员卡编号	要回收的卡号
持卡人名称	回收前卡上的会员，回收后清空
卡状态	回收前状态，正常/停用/挂失/作废/退卡
回收后卡号	回收完成后系统给出的卡号状态标识
保留 ID 卡号	勾选保留卡的 ID 卡号；不勾选则清除 ID 卡号，便于重新发卡。默认勾选，以保持升级前的既有流程

3）枚举值说明

取值	含义
会员卡换卡	旧卡信息覆盖式转移到新卡
合并会员卡	两张卡金额、积分累加为一张
正常/停用/挂失/作废/退卡	卡的当前状态，口径与卡状态修改一致

五、典型使用场景

场景 1：实体卡损坏补卡

顾客卡消磁或折断，先确认旧卡无线上金额、锁定金额后开换卡单：旧卡填实体卡号，新卡填新发放的卡号，换卡类型选"会员卡换卡"，生效并给新卡写卡。顾客余额与积分原样转到新卡。

场景 2：顾客多卡合一

同一会员名下两张卡都有余额，想只留一张。开换卡单，换卡类型选"合并会员卡"，生效两张卡的金额、积分汇总到保留卡。

场景 3：门店关闭回收旧卡

门店撤并或换卡系列时回收实体卡：开回收单，IC 卡逐张读卡入单，确认不勾选"保留 ID 卡号"以清除卡号，生效后这批卡可重新发放。

六、权限控制与前置条件

1. 换卡、回收直接改动会员资产载体，建议只开放给店长、会员管理岗与总部客服；
2. 换卡前注意实体卡（尤其 IC 卡）上是否有线上金额和锁定金额，有未同步金额的卡先处理再换；
3. IC 卡换卡、回收后必须读卡，否则卡上数据与后台不一致；
4. 回收即清空会员信息，回收前确认该卡无需保留的会员资料；回收后如需查该卡历史账目，要到充值、消费流水类查询窗口按回收前的卡号查询；
5. 会员卡升级换卡暂不支持，需升级卡级别时按现有流程作废旧卡、发放新卡并另行转移资产；
6. 会员卡系列上勾选「禁止会员合卡换卡」后，该系列下的卡不允许做换卡与合并，明细录入或生效时会被拦下；礼品卡等独立系列通常带此设置，见会员卡系列；
7. 系统特点中的「控制前台换卡时输入【新卡卡号】受读卡时间限制」决定前台能否直接手工键入新卡号，开关口径见会员卡设置用户特点；
8. 前台收银员要能发起换卡，需在收银员资料中勾选「会员卡｜会员换卡」类操作权限，见收银员；
9. 换卡产生的新旧卡对应关系可在门店端的会员信息分析中按换卡记录回查，见会员信息分析。

七、常见问题

换卡生效后发现转错了卡

• 原因：生效后转移已写回档案，单据不可直接改；
• 处理：再开一张换卡单反向转回，或按门店制度走差错登记，用【单据行跟踪】留痕。

回收后的卡重新发卡时提示 ID 卡号已存在

• 原因：回收时勾选了"保留 ID 卡号"，卡上 ID 号未清除；
• 处理：重新开回收单，不勾选"保留 ID 卡号"，生效后清除 ID 卡号再发卡。

换卡后前台刷不了新卡

• 原因：前台收银机未同步会员数据，或 IC 卡未重新写卡/读卡；
• 处理：前台退出重新登录同步；IC 卡到读卡器上重新读卡确认。

明细里带不出持卡人

• 原因：卡号不存在、不属于本单卡类别，或被识别成数字丢了前导零；
• 处理：核对卡号，到会员卡管理确认该卡已建档。

过滤窗口选不出足够的卡

• 原因：单次过滤最多查询 1 万张；左侧卡状态默认只勾「正常」，挂失、停用、作废的卡不会出现在结果里；
• 处理：按卡类别、发卡日期分段过滤，需要时把停/挂失/作废/退卡一并勾上，再用 Ctrl 或 Shift 多选。

换卡生效后旧卡还能刷

• 原因：换卡单只把资产转移到新卡，不改旧卡的状态字段；
• 处理：旧卡要停用或作废，另开卡状态修改处理，别指望换卡单代劳。

八、会员卡前台换卡查询

收银台（前台）做的换卡，与上面按卡类别建单、整单生效的后台换卡单是两条入口，回查也分开：后台换卡记录在会员业务底部的「会员卡换卡查询」里看，前台换卡记录在「会员卡前台换卡查询」里看，两者是并列的两个查询标签。

功能路径：系统菜单 → 会员管理 → 会员业务 → 会员卡前台换卡查询

窗口按行展示前台换卡记录，只反映查询时点已发生的换卡，不改动会员档案。字段如下：

字段名	含义
业务日期 / 换卡时间	在前台做换卡的时间
旧会员卡号 / 旧卡持卡人 / 旧卡会员卡类别	换卡前的卡与持卡人
新会员卡号 / 新卡持卡人 / 新会员卡类别	换卡后的卡与持卡人
换卡类型	旧卡新卡合并 / 旧卡换新卡
新卡可用余额	换卡后新卡的余额；合并方式下总余额 = 旧卡余额 + 新卡余额
新卡可用积分	换卡后新卡的积分；合并方式下总积分 = 旧卡积分 + 新卡积分
旧卡余额 / 旧卡剩余积分	换卡前旧卡上的余额与积分，用于核对转移是否完整
操作员编号 / 操作员	做这笔换卡的收银员
换卡分店	在哪家分店换的卡

前台换卡与后台换卡单口径一致：合并方式把两张卡的金额、积分累加到一张卡，换新方式把旧卡资产转移到新卡；旧卡的状态字段仍需在卡状态修改里另行处理。前台能否直接键入新卡号受系统特点开关约束，口径见会员卡设置用户特点。

附：本文档变更记录

日期	变更
2026-11-09	初稿
2026-11-09	补写换卡单实际列名（会员卡编号、旧卡电话、新会员卡号、新卡电话）、卡类别浏览与会员卡过滤窗口、状态菜单快捷键与全部生效、批量选卡上限，以及禁止合卡换卡等前置条件
2026-11-09	新增「会员卡前台换卡查询」一节，补前台换卡与后台换卡单的入口区分及查询字段